Subside Doc Safe
Archivieren Sie Förderdokumente und verknüpfen Sie diese mit Ihrer Buchhaltung.
Was ist Subside Doc Safe?
Viele VoG erhalten Fördermittel (auch « Subventionen » genannt) von Gemeinden, Provinzen, Regionen oder Einrichtungen wie der Deutschsprachigen Gemeinschaft, der Fédération Wallonie-Bruxelles, der Vlaamse Overheid usw. Im Gegenzug muss die VoG oft nachweisen, wie das Geld ausgegeben wurde, indem sie Rechnungen, Berichte und Ausgabenbelege vorlegt.
Subside Doc Safe ist ein digitaler Tresor, der all diese Dokumente zentralisiert und mit Ihrer Buchhaltung verknüpft, damit bei einer Kontrolle oder Prüfung alles bereitliegt.
Gut zu wissen — Fördergeber können die Rückerstattung der Fördermittel verlangen, wenn die VoG ihre Ausgaben nicht nachweisen kann. Alle Dokumente geordnet und mit der Buchhaltung verknüpft zu haben, ist der beste Schutz.
Förderprojekt anlegen
- Klicken Sie auf Neues Projekt.
- Geben Sie ein:
- Name der Förderung (z. B. « Regionale Beschäftigungsförderung 2026 »)
- Fördergeber (z. B. Deutschsprachige Gemeinschaft, Wallonische Region, Vlaamse Overheid, FWB)
- Bewilligter Betrag in Euro
- Förderzeitraum (Anfangs- und Enddatum des geförderten Projekts)
- Das Projekt wird angelegt und kann Dokumente aufnehmen.
Dokumente verwalten
- Hochladen von Dokumenten: Rechnungen, Quittungen, Belege, Tätigkeitsberichte, Vereinbarungen.
- Verknüpfen jedes Dokuments mit einem Buchungssatz — um zu belegen, dass jede Ausgabe einem Dokument entspricht.
- Kategorisieren der Dokumente nach Typ (Rechnung, Bericht, Vereinbarung usw.).
Buchhaltungsverknüpfung
Das Modul ermöglicht die Zuordnung hochgeladener Dokumente zu den Buchungssätzen (den Zeilen Ihrer Buchhaltung). So ist jeder ausgegebene Euro nachvollziehbar: « Diese Rechnung über 500 € entspricht dieser Zeile in der Buchhaltung ». Genau das möchte ein Prüfer oder Fördergeber sehen.
Projektübersicht
Die Hauptansicht listet alle Förderprojekte mit:
- Name und Fördergeber
- Bewilligter Betrag
- Anzahl der hochgeladenen Dokumente
- Vollständigkeitsstatus (Prozentsatz der bereitgestellten Belege)
Ausschließlich im Pro-Plan verfügbar.