Volunteer Guard
Volg de vrijwilligersvergoedingen op en respecteer de wettelijke Belgische plafonds.
Wat is Volunteer Guard?
In België kan een VZW de kosten van haar vrijwilligers terugbetalen (verplaatsingen, maaltijden, materiaal...) zonder dat deze terugbetalingen als loon worden beschouwd, op voorwaarde dat de jaarlijks vastgestelde maximumplafonds worden gerespecteerd. Volunteer Guard helpt u deze terugbetalingen op te volgen en waarschuwt u als de plafonds worden overschreden.
Wettelijke basis — Wet van 3 juli 2005 betreffende de rechten van vrijwilligers (artikelen 10 en volgende). De plafonds worden elk jaar geïndexeerd bij koninklijk besluit. Zolang de terugbetalingen onder de plafonds blijven, zijn ze vrijgesteld van belastingen en sociale bijdragen — noch de vrijwilliger noch de VZW hoeft er iets op te betalen.
Plafonds 2026 (geïndexeerd)
| Limiet | Bedrag | Wat het betekent |
|---|---|---|
| Dagelijks maximum | 44,02 € | Een vrijwilliger mag niet meer dan 44,02 € per dag ontvangen |
| Jaarlijks maximum | 1 760,83 € | Het jaarlijkse totaal per vrijwilliger mag dit bedrag niet overschrijden |
Let op — Als ook maar één van deze plafonds wordt overschreden, worden alle terugbetalingen van de vrijwilliger voor dat jaar belastbaar (niet enkel het overschreden bedrag). Het is dus cruciaal om de bedragen doorlopend te bewaken.
Een terugbetaling registreren
- Ga vanuit de pagina Volunteer Guard naar Nieuwe terugbetaling.
- Vul in:
- Naam van de vrijwilliger
- Rijksregisternummer (optioneel) — het Belgische nationaal nummer, 11 cijfers, op de achterzijde van de identiteitskaart
- Datum van de terugbetaling
- Bedrag in euro
- Categorie: Algemeen, Transport, Maaltijd, Overig
- Subcategorie (voor maaltijden: ontbijt, lunch, avondmaal, snack)
- Afstand in km (voor transport)
- Vrije beschrijving
- Klik op Opslaan.
Overschrijdingswaarschuwingen
Het systeem toont automatische waarschuwingen als een vrijwilliger:
- Het dagelijks plafond van 44,02 € overschrijdt
- 80 % van het jaarlijks plafond nadert (1 408,66 €)
- Het jaarlijks plafond van 1 760,83 € overschrijdt
Weergave per jaar
Selecteer het jaar om alle terugbetalingen te bekijken, gegroepeerd per vrijwilliger met subtotalen. Zo identificeert u snel de vrijwilligers die de limieten naderen.
Compliancerapport
Download een PDF-rapport met alle terugbetalingen en eventuele gesignaleerde afwijkingen. Dit document is nuttig bij een fiscale controle.
Beschikbaar vanaf het Essentials-plan.