Subside Doc Safe

Wat is Subside Doc Safe?

Veel VZW's ontvangen subsidies (ook wel « toelagen » genoemd) van gemeenten, provincies, gewesten of organisaties zoals de Vlaamse Overheid, de Fédération Wallonie-Bruxelles, enz. In ruil daarvoor moet de VZW vaak verantwoorden hoe het geld werd besteed door facturen, verslagen en bewijsstukken aan te leveren.

Subside Doc Safe is een digitale kluis die al deze documenten centraliseert en koppelt aan uw boekhouding, zodat alles klaarligt bij een controle of audit.

Een subsidieproject aanmaken

1. Klik op Nieuw project.
2. Vul in:
   • Naam van de subsidie (bv. « Regionale tewerkstellingssubsidie 2026 »)
   • Subsidieverlenende instantie (bv. Vlaamse Overheid, Waals Gewest, FWB)
   • Toegekend bedrag in euro
   • Dekkingsperiode (begin- en einddatum van het gesubsidieerde project)
3. Het project is aangemaakt en klaar om documenten te ontvangen.

Documenten beheren

• Uploaden van documenten: facturen, tickets, bewijsstukken, activiteitenverslagen, overeenkomsten.
• Koppelen van elk document aan een boekhoudkundige post — om te bewijzen dat elke uitgave overeenstemt met een document.
• Categoriseren van de documenten per type (factuur, verslag, overeenkomst, enz.).

Boekhoudkundige afstemming

De module maakt het mogelijk om de geüploade documenten af te stemmen met de boekhoudkundige posten (de regels in uw boekhouding). Zo is elke bestede euro traceerbaar: « deze factuur van 500 € komt overeen met deze regel in de boekhouding ». Dat is precies wat een auditor of subsidieverlenende instantie wil zien.

Projectentabel

Het hoofdoverzicht toont alle subsidieprojecten met:

• Naam en subsidieverlenende instantie
• Toegekend bedrag
• Aantal geüploade documenten
• Volledigheidspercentage (percentage geleverde bewijsstukken)