Subside Doc Safe

Qu'est-ce que Subside Doc Safe ?

Beaucoup d'ASBL reçoivent des subsides (aussi appelés « subventions ») de la part de communes, provinces, régions, ou d'organismes comme la Fédération Wallonie-Bruxelles, la Vlaamse Overheid, etc. En échange, l'ASBL doit souvent justifier comment l'argent a été dépensé en fournissant des factures, des rapports et des preuves de dépenses.

Subside Doc Safe est un coffre-fort numérique qui centralise tous ces documents et les lie à votre comptabilité, pour que tout soit prêt en cas de contrôle ou d'audit.

Créer un projet de subside

1. Cliquez sur Nouveau projet.
2. Renseignez :
   • Nom du subside (ex. : « Subvention régionale emploi 2026 »)
   • Organisme de financement (ex. : Région wallonne, Vlaamse Overheid, FWB)
   • Montant accordé en euros
   • Période de couverture (dates de début et fin du projet subsidié)
3. Le projet est créé et prêt à recevoir des documents.

Gérer les documents

• Téléverser des documents : factures, tickets, justificatifs, rapports d'activité, conventions.
• Lier chaque document à une écriture comptable — pour prouver que chaque dépense correspond à un document.
• Catégoriser les documents par type (facture, rapport, convention, etc.).

Correspondance comptable

Le module permet de faire correspondre les documents téléversés avec les écritures comptables (les lignes de votre comptabilité). Ainsi, chaque euro dépensé est traçable : « cette facture de 500 € correspond à cette ligne dans la comptabilité ». C'est exactement ce qu'un auditeur ou un organisme subsidieur voudra voir.

Table des projets

La vue principale liste tous les projets de subside avec :

• Nom et organisme de financement
• Montant accordé
• Nombre de documents téléversés
• Statut de complétude (pourcentage de justificatifs fournis)