Volunteer Guard
Suivez les remboursements de bénévoles et respectez les plafonds légaux belges.
Qu'est-ce que Volunteer Guard ?
En Belgique, une ASBL peut rembourser les frais de ses bénévoles (déplacements, repas, matériel…) sans que ces remboursements soient considérés comme un salaire, à condition de respecter des plafonds maximaux fixés chaque année. Volunteer Guard vous aide à suivre ces remboursements et vous alerte si les plafonds sont dépassés.
Base légale — Loi du 3 juillet 2005 relative aux droits des volontaires (articles 10 et suivants). Les plafonds sont indexés chaque année par arrêté royal. Tant que les remboursements restent sous les plafonds, ils sont exonérés d'impôts et de cotisations sociales — ni le bénévole ni l'ASBL ne doivent payer quoi que ce soit dessus.
Plafonds 2026 (indexés)
| Limite | Montant | Ce que ça veut dire |
|---|---|---|
| Maximum journalier | 44,02 € | Un bénévole ne peut pas recevoir plus de 44,02 € par jour |
| Maximum annuel | 1 760,83 € | Le total annuel par bénévole ne peut pas dépasser ce montant |
Attention — Si un seul de ces plafonds est dépassé, tous les remboursements du bénévole pour l'année deviennent imposables (pas seulement le dépassement). Il est donc crucial de surveiller les montants en continu.
Enregistrer un remboursement
- Depuis la page Volunteer Guard, cliquez sur Nouveau remboursement.
- Complétez :
- Nom du bénévole
- NISS (optionnel) — le numéro national belge, 11 chiffres, au dos de la carte d'identité
- Date du remboursement
- Montant en euros
- Catégorie : Général, Transport, Repas, Autre
- Sous-catégorie (pour repas : petit-déjeuner, déjeuner, dîner, collation)
- Distance en km (pour transport)
- Description libre
- Cliquez sur Enregistrer.
Alertes de dépassement
Le système affiche des avertissements automatiques si un bénévole :
- Dépasse le plafond journalier de 44,02 €
- Approche 80 % du plafond annuel (1 408,66 €)
- Dépasse le plafond annuel de 1 760,83 €
Vue par année
Sélectionnez l'année pour voir tous les remboursements, groupés par bénévole avec sous-totaux. Vous identifiez ainsi rapidement les bénévoles qui approchent des limites.
Rapport de conformité
Téléchargez un rapport PDF listant tous les remboursements avec les éventuelles anomalies signalées. Ce document est utile en cas de contrôle fiscal.
Disponible à partir du plan Essentials.